Convention Libbs

À propos

L'industrie pharmaceutique Libbs a 60 ans d'histoire et 2500 employés. En 2018, la 7e convention Libbs a eu lieu pour un millier d'employés d'entreprise. La convention de vente a duré 14 jours à Punta Cana au Barceló Bávaro Palace et s'est divisée en deux semaines: la première a été consacrée à ses chefs de district et dirigeants, et la dernière à toute l'équipe.

Défis

• S'assurer que chacun des 1 200 participants avait accès aux activités de 1850 et choisirait les activités auxquelles il participerait à l'événement;
• Assurez-vous que l'ordre du jour de chaque participant a été rempli au moins deux semaines avant l'événement;
• S'assurer que tout le monde était présent à leurs sessions à l'heure correspondante;
• Limiter les domaines spécifiques et l'accès des professionnels aux agendas de leurs secteurs;
• Informer toute personne qui n'a pas rempli son agenda via un algorithme - l'intelligence artificielle - pour vérifier qui n'a pas rempli l'agenda à temps;
• Diminuer la taille de l'équipe de support technique et augmenter l'autonomie des organisateurs d'événements;
• Gérer l'événement sur une plateforme unique avec autonomie et suivi individuel des participants;
• Engager les participants avec des initiatives de communication avant et pendant l'événement;
• Attribuer des salles aux participants avec des détails tels que le nom, la description, la capacité et les invités;
• Envoyer des informations sur l'hébergement, l'emplacement et les horaires individuellement;
• Communiquer de manière générale, segmentée et exclusive afin que chaque participant sache comment arriver à l'événement, comment se déroulera son séjour et tous les détails du transfert;
• Rendre disponible les détails de chaque vol participant, indiquant l'heure de départ, l'heure d'arrivée, les aéroports d'origine et de destination, le numéro de vol et d'autres détails;

Solutions

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  InEvent Start - Gestion des plannings

  Tous les employés ont été importés dans la plateforme InEvent, ce qui a permis une gestion complète de la base de contacts des participants de manière segmentée et personnalisée. Chaque employé a été ajouté à plusieurs clusters auxquels il appartenait, de sorte que des centaines de clusters ont été créés pour correspondre à des centaines d'employés lors de l'événement.
  
  Chaque cluster était une liste de personnes ayant accès à certaines sessions au calendrier principal. Chaque cluster avait également des règles spécifiques, de sorte que les participants ne pouvaient pas s'inscrire à plusieurs sessions simultanées ou ignorer les sessions requises. La direction avait une vue générale du calendrier de la plateforme ainsi qu'une vue individuelle du calendrier de chaque participant.
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  Hospitalité d'InEvent

  La logistique, les itinéraires et les chambres d'hôtel ont été simplifiés avec l'Hospitalité d'InEvent. Les informations sur l'hébergement, l'emplacement et les horaires peuvent être contrôlées individuellement avec un téléphone portable. L'attribution de chaque chambre a été entièrement automatisée par le personnel de soutien de l'agence.
  
  Les informations de vol de chaque participant étaient détaillées avec les horaires, les arrivées et les départs, y compris l'état du vol. En centralisant toutes les informations d'accueil et les données personnelles telles que l'assurance voyage, le passeport ou les notes spéciales dans l'application InEvent, la direction pourrait avoir un contrôle total sur l'expérience premium des participants.
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  InEvent Live App

  Toutes les communications ont eu lieu via l'application de l'événement: de l'horaire aux informations pré-événement, en passant par l'émission de bons pour chaque participant, l'itinéraire individuel, le numéro de vol et l'hébergement. Les initiatives d'engagement ont été rendues possibles grâce à un flux d'actualités d'entreprise et à des notifications push segmentées.
  
  Les horaires peuvent être consultés hors ligne sans connexion Internet ou wifi. Avant le début de l'événement, les horaires ont été construits sur la base d'un algorithme d'intelligence artificielle conçu pour Libbs. Segmenté répertorie les employés limités d'un cluster donné d'accéder aux informations d'autres clusters.
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  InEvent Pass

  Pendant la convention, InEvent était présent pour soutenir les opérations Libbs. Certaines sessions ont utilisé le système pour l'accréditation et le contrôle d'accès, tandis que d'autres se sont appuyées sur un mappage de session précédemment planifié.
  
  Avant la convention, les équipes internes de Libbs ont reçu une formation sur l'utilisation de la plateforme de gestion d'événements. Propulsé par les technologies IoT, le contrôle d'accès d'entrée a été synchronisé avec le logiciel InEvent pour suivre toutes les activités des participants en temps réel.

Résultats

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  Je voulais vous parler un peu de mon expérience de travail avec InEvent. Depuis le début, nous étions engagés, nous avons réalisé qu'ils faisaient partie du projet - il ne s'agissait pas simplement d'une autre relation client / fournisseur. Nous avons pu créer un environnement et une atmosphère de travail très fructueux. Et cela se reflète ici dans la convention avec les enquêtes que nous avons collectées; avec une approbation de plate-forme à 100%. J'ai donc reçu des compliments de toute l'équipe. Rafael Feo - Architecte informatique chez Libbs

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  Je pense que le point principal que nous avions était le partenariat avec InEvent depuis le début. Être capable de travailler non pas en tant que client / fournisseur, mais en tant qu'équipe unique qui apporte le succès au projet et le succès à la convention - tout en ayant l'équipe de service à la clientèle disponible ici pour résoudre ce qui était nécessaire. Pas nécessairement développer mais comprendre les problèmes et chercher des solutions. C'était essentiel à notre succès! Glenda Borges Madeira de Souza - Coordinatrice des systèmes chez Libbs

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  Ce que j'ai le plus aimé de l'outil, c'est que maintenant l'outil est à peu près entre nos mains - les mises à jour, le tout en temps réel. L'outil que nous avions dans le passé exigeait que toutes les modifications soient transmises au fournisseur. Plus maintenant - nous avons pu mettre à jour en temps réel et sans compter sur la connectivité Internet. Les commentaires des participants ont été très positifs. Giovanna Paula Silva Martins - Coordinatrice de l'apprentissage et du changement chez Libbs

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  Nous avons utilisé l'outil InEvent pour notre convention 2018 - un outil qui nous a apporté plusieurs avantages, plusieurs améliorations, en particulier dans la construction de l'agenda pour organiser des activités, des groupes et allouer des personnes. Cela nous a également aidés avec la logistique, où chaque participant avait accès aux informations de vol de manière très simple et claire. Cette année a été très bonne - je n'ai eu que des compliments du personnel et c'était super de travailler avec vous (InEvent). Je vous remercie! Lucas Katsui Utsunomia - Analyste de systèmes chez Libbs

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  Cette année, nous avons eu l'occasion d'utiliser la plateforme InEvent - c'est une excellente plateforme pour les événements. Nous avons pu concilier tout l'agenda, toute la logistique - des informations avec lesquelles nous ne pouvions pas travailler de manière organisée, nous avons réussi à centraliser avec cette application. Il a plusieurs fonctionnalités, le personnel de support d'InEvent a été utile tout le temps. (...) Le système est très pratique très didactique. Gabriela Amalia Pinheiro - Productrice d'événements chez Libbs