Découvrez comment Vision Creative met en œuvre avec succès des stratégies pour les événements récurrents de ses clients, avec l'aide d'InEvent.
À propos
Vision Creative est une société spécialisée dans le marché des associations professionnelles, des conférences d'entreprise et des congrès. Proposant des services audiovisuels de premier ordre, une gestion de production de premier ordre et une création de contenu créative, Vision Creative s'efforce de fournir des solutions novatrices à ses clients. La clientèle de Vision Creative compte jusqu'à 5 060 associations professionnelles, dont des associations gouvernementales, des groupes de défense, des associations d'hôtesses de l'air, des associations de maçons, des associations immobilières et des associations de cardiologues, qui organisent de nombreuses conférences et conventions dans tous les États-Unis.
Défis
Les clients de Vision Creative organisent régulièrement leurs réunions, ce qui représente environ 123 réunions par an. L'objectif est de mettre en relation des personnes partageant les mêmes idées et de les amener à interagir, à partager des idées, à créer des réseaux et à développer leurs activités dans le cadre de ces événements en direct ou virtuels. En tant que société de production dont l'activité principale est l'organisation d'événements en direct, Vision Creative devait se concentrer davantage sur l'espace numérique, car la pandémie a conféré une plus grande importance aux événements virtuels.
"Lorsque la pandémie a frappé au printemps 2020, nous avons rapidement identifié InEvent comme un partenaire pour nous aider à faire pivoter nos clients des événements en direct (qu'ils ne pouvaient pas faire pendant la pandémie) vers des événements virtuels. Et nous avons très bien réussi à le faire avec la fantastique plateforme d'InEvent et leurs excellents développeurs."
Les clients de Vision Creative ont commencé à se rendre compte qu'ils pouvaient accueillir des programmes éducatifs, des réunions, des conférences et des salons professionnels d'une manière plus réalisable, plus pratique et plus abordable.
"Beaucoup de nos clients constatent que, quelle que soit la pandémie, les événements peuvent être organisés dans un environnement virtuel et être tout aussi efficaces."
Cela a permis à un certain nombre de leurs clients de réaliser des économies car ils n'ont pas eu besoin de réserver des chambres d'hôtel, de couvrir les frais de transport et d'engager des sociétés audiovisuelles pour filmer leurs événements.
"Ils ont non seulement permis un meilleur retour sur investissement pour un coût moindre, mais ils ont également permis de toucher un public plus large. Une association peut avoir 10 000 membres et deux ou trois mille d'entre eux sont prêts à se déplacer fréquemment pour assister à des réunions, mais il y a une grande partie de cette base de membres qui n'aime pas les déplacements ou qui est trop occupée pour se déplacer. Je pense donc que c'est là que se situe le prochain domaine de développement et d'engagement pour ces clients qui préfèrent assister aux réunions depuis leur domicile. C'est un énorme domaine de croissance pour tous nos clients."
Solutions
Le Virtual Lobby d'InEvent a servi de principal lieu d'opération pour Vision Creative. James Noble raconte comment la facilité de personnalisation du Virtual Lobby a permis de créer des expériences virtuelles et hybrides transparentes pour ses clients. De même, Vision Creative a pu personnaliser les halls, les sites Web et les pages de renvoi de ses clients à l'aide d'un code personnalisé. L'API d'InEvent leur permet également d'extraire des informations sur les participants pour leurs clients. "Heureusement, InEvent a été suffisamment prévoyant pour créer une API vraiment formidable dans la plateforme, qui nous permet de tirer des rapports pour nos clients, de générer des analyses et d'autres mesures."
James Noble souligne la fonctionnalité du certificat de participant pour les clients qui se concentrent principalement sur l'apprentissage et l'éducation.
"C'est incroyable pour nos clients de découvrir qu'il existe une technologie qui accomplit de nombreuses tâches sans qu'ils aient besoin d'engager du personnel supplémentaire. Et donc, tout ce casse-tête administratif est maintenant réglé sur la plateforme."
InEvent leur permet également de créer et d'envoyer des certificats personnalisés aux participants. Pour cette raison, James Noble estime que la plateforme InEvent est une valeur ajoutée à son activité et il est certain qu'un abonnement à InEvent est la clé du succès de ses événements récurrents.
En outre, certains de leurs clients exigent que Salesforce soit intégré au système d'inscription de leur événement. Cela les incite à utiliser notre intégration Salesforce prête à l'emploi, ainsi que les systèmes de gestion d'association (AMS) de Vision Creative, pour les aider à accomplir le flux de travail souhaité.
"Nous utilisons également les outils d'inscription robustes qu'offre InEvent, ainsi que les intégrations avec Stripe et PayPal, qui se sont avérées très efficaces et très faciles à utiliser."
"Il est clair que les grandes plateformes comme Zoom et Microsoft Teams sont très utiles, mais il leur manque ce cadre, une sorte de tissu cohésif qui maintient tout ensemble dans un espace web. Les gens ont donc l'impression de visiter une page sans liens ajoutés. Il existe des plateformes de plus haut niveau qui contiennent des liens externes vers les réunions Zoom, mais ce qui est vraiment génial avec InEvent, c'est que nous pouvons suivre toutes les personnes qui entrent sur la plateforme."
Vision Creative est impressionné par le Live Studio et la structure tarifaire unique d'InEvent. "Nous pouvons réellement organiser des réunions dans cet environnement Live Studio. Le Live Studio est très innovant ; c'est un outil formidable. Pour organiser une réunion, nous ne pouvons utiliser aucune autre technologie qu'InEvent sur nos ordinateurs portables. Il ajoute : "Il n'y a pas d'autres abonnements tiers dont il faut se préoccuper. InEvent rassemble tout dans une seule et même architecture et s'occupe de tous les détails en coulisse. Il nous est donc facile de prendre en charge et de proposer des conférences virtuelles."
Résultat
"La plateforme virtuelle a permis aux gens de voyager dans le monde entier à partir d'un seul endroit. Je pense qu'il va y avoir une certaine réflexion et que beaucoup de nos clients vont continuer à organiser des événements virtuels. L'hybride est un nouveau type d'événement que tout le monde veut organiser. C'est un peu la même chose, sauf qu'au lieu d'utiliser une salle de contrôle en direct, nous envoyons des flux depuis nos centres de congrès ou les salles de bal des grands hôtels vers la plate-forme. De cette façon, les participants peuvent toujours vivre l'événement en direct sans avoir à s'y déplacer."
Lorsque la pandémie a frappé au printemps 2020, Vision Creative a rapidement identifié InEvent comme partenaire pour les aider à faire pivoter leurs clients des expériences de vie aux expériences virtuelles. Avec l'aide d'InEvent, ils ont pu accomplir cette tâche selon James Noble.
"Nous avons réussi à faire évoluer un grand nombre de nos clients vers cette expérience virtuelle grâce à la plateforme innovante d'InEvent. Nous avons une vision unique des besoins de nos clients en termes de ce qu'ils attendent de leurs événements en direct et de leurs offres virtuelles. Certains de nos clients nous sont fidèles depuis 20 ans."
Il y a également de nombreuses spéculations selon lesquelles les expériences virtuelles diminueront progressivement, car les événements reviennent à l'environnement réel. Quoi qu'il en soit, James prévoit une chute massive des interactions virtuelles au cours des deux prochains trimestres, lorsque les gens repenseront à ces expériences virtuelles et reconnaîtront les avantages qu'elles ont apportés, notamment le retour sur investissement et l'expérience globale de l'utilisateur.
Attentes futures
"Il va être intéressant de voir où va le marché. Tout le monde est un peu soulagé que Covid soit en déclin et qu'il revienne aux événements en direct. Et il y a probablement un petit creux dans toutes les expériences virtuelles. L'utilisation de Zoom diminue parce que tout le monde est un peu fatigué. Je pense que la prochaine étape sera le moment où les gens se rendront compte que le génie est sorti de la bouteille. Les gens ont vécu des expériences virtuelles. Ils voient que c'est une expérience formidable. Les gens vont revenir aux événements virtuels, probablement vers la fin de l'année 2022 ou 2023."
Vision Creative est plus que jamais désireuse de vivre une "nouvelle ère" d'événements virtuels et hybrides et de profiter de tous les développements qui en découlent. Le partenariat avec InEvent a débloqué de nouvelles solutions technologiques qu'elle peut proposer à ses clients pour des événements virtuels et en direct.
Je pense qu'InEvent est un innovateur précoce dans ce domaine, et qu'ils sont déterminés à s'améliorer. Ils vont là où le marché le dicte, et je crois qu'ils vont être l'une des plus grandes réussites au bout du compte, et nous allons nous accrocher à eux car ils continuent à rester pertinents et à s'améliorer.
James Noble, co-fondateur de Vision Creative
