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La Fondation David et Lucile Packard a fait confiance à Key Events, une société spécialisée dans les services événementiels basée à San Francisco, pour l'aider à organiser son événement annuel phare pour les Packard Fellows.
La Fondation Packard est une fondation familiale qui octroie des millions de dollars de subventions aux dirigeants et aux institutions. Les bourses Packard pour la science et l'ingénierie constituent un point fort du travail de la fondation. Certaines des personnes les plus prometteuses en début de carrière reçoivent 875 000 dollars pour poursuivre leurs recherches et explorer de nouvelles frontières dans le domaine des STEM.
Chaque année, les Packard Fellows se réunissent lors d'un événement annuel pour partager leurs recherches scientifiques, créer des opportunités de connexion et favoriser les collaborations entre les disciplines.
En raison de COVID-19, la réunion annuelle a dû passer - pour la toute première fois - à un format virtuel.
L'événement, baptisé #OurVirtualCoast, visait à créer le même esprit de connexion et de collaboration que lors des précédentes éditions de la réunion annuelle, ainsi qu'à discuter de la recherche de pointe à un moment crucial pour la science.
En tant que partenaire de confiance, Key Events devait trouver une plateforme adaptée à l'événement annuel, allant au-delà d'une simple plateforme de streaming ou de webinaire.
Elle a donc recherché une plateforme d'événements virtuels dédiée qui permettrait à la fois de mettre en valeur efficacement les recherches du boursier et de créer un véritable engagement communautaire.
Alors que Key Events a enquêté sur de nombreuses plateformes, InEvent s'est avéré être le meilleur pour les objectifs de la fondation. En effet, les capacités de personnalisation complètes de la plateforme ont permis à la fondation Packard de véhiculer son identité unique et de s'éloigner d'un événement d'entreprise fade.
En outre, l'interface conviviale et intuitive d'InEvent a permis aux participants de naviguer facilement entre les contenus préproduits, les sessions en direct et les questions-réponses. À cet égard, une "bibliothèque virtuelle de la côte" a offert aux scientifiques des présentations vidéo de leurs travaux respectifs à la demande, augmentant ainsi leur portée au sein de la communauté des Packard Fellows.
En outre, les fonctionnalités de networking d'InEvent - y compris les informations de profil enrichies, le chat privé et la vidéoconférence individuelle - ont favorisé les connexions entre les Packard Fellows et encouragé des conversations significatives entre les Fellows et le personnel de la fondation.
Ensuite, un sondage en direct a permis à la Fondation Packard d'obtenir des informations précieuses sur le profil des participants et de créer une interaction communautaire authentique, donnant aux boursiers le sentiment d'être impliqués dans l'événement. Le sondage en direct et le chat interactif, associés à des activités de groupe amusantes telles que le déballage des cadeaux et les dégustations, ont contribué à une grande expérience partagée.
Il est important de noter que l'analyse détaillée de l'événement a permis un contrôle instantané de l'engagement des participants et un compte-rendu complet après l'événement. Les données clés de l'événement sont incluses :
En bref, l'événement virtuel a attiré plus d'une centaine de participants et a bénéficié d'un niveau de participation et d'engagement exceptionnel, ce qui a laissé la Fondation Packard très enthousiaste. Il a abordé des domaines de recherche urgents, notamment les dernières nouveautés de COVID-19 et les approches de la diversité, de l'équité et de l'inclusion dans le milieu universitaire.
Le Virtual Lobby avec ses salles de groupe était un excellent moyen de permettre la mise en réseau d'une manière qui imite les réunions en personne sans quitter la plate-forme.Nicole Torres, responsable des événements clés
