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CWT Meetings & Events , con su equipo global, está siempre dispuesto a diseñar, ejecutar y apoyar eventos en todas sus fases. Cada año realizan con éxito más de 30.000 proyectos para clientes de diversos sectores en todo el mundo. Uno de esos eventos fue el PTD Technology Forum. Este evento sirvió de plataforma para que expertos y partes interesadas de los sectores farmacéutico y tecnológico debatieran sobre innovaciones que podrían revolucionar la industria farmacéutica, especialmente en el desarrollo de medicamentos, la fabricación y el apoyo sanitario.
El Foro Tecnológico PTD fue un gran acontecimiento, con más de 600 asistentes procedentes de distintas partes del mundo. Gestionar la logística del evento, incluido el número de días, las actividades, los enlaces compartidos y los ponentes, supuso un reto importante. Garantizar una experiencia fácil de usar era primordial, y era imprescindible contar con un socio de confianza.
Organizar un acontecimiento a gran escala, especialmente uno en el que participen miles de personas en varios países, plantea una serie de retos únicos para garantizar que todo se desarrolle sin problemas. Desde la elaboración del presupuesto y la selección del lugar de celebración hasta la programación y la garantía de una experiencia de alta calidad, se requiere una planificación y coordinación meticulosas.
Además, mantener a los asistentes atentos y satisfechos durante todo el evento exige una programación cuidada y actividades interactivas. Dado su objetivo de ofrecer una experiencia excelente a los asistentes, era crucial centrarse en estos aspectos.
Para hacer frente a los retos, se aplicaron varias soluciones. El uso de enlaces mágicos agilizó el proceso de inscripción, permitiendo a los asistentes inscribirse fácilmente y mitigando los problemas de inscripción más comunes. Se aprovechó la tecnología para gestionar eficazmente a los ponentes y las actividades. La asistencia por chat 24/7 proporcionó ayuda inmediata, garantizando la rápida resolución de cualquier problema. Las detalladas encuestas posteriores al evento y los exhaustivos informes proporcionaron valiosos datos sobre el compromiso y la participación de los asistentes, lo que permitió medir con precisión el éxito del evento.
Los organizadores podían cargar los nombres de los asistentes y generar al instante enlaces personalizados, lo que permitía a los asistentes unirse al evento con un solo clic, eliminando la necesidad de pasos de registro adicionales. La comodidad de los enlaces mágicos garantizó un acceso rápido al evento y a las sesiones, mejorando la experiencia de los asistentes y asegurando mayores índices de participación.
La disponibilidad inmediata del soporte garantizó soluciones rápidas cuando surgieron problemas técnicos o cuando los clientes tuvieron necesidades específicas, minimizando las interrupciones. Este apoyo constante fue especialmente valioso para hacer frente a los retos en tiempo real, como la resolución de problemas con los enlaces de streaming o los problemas de acceso de los asistentes, manteniendo así el buen funcionamiento y el nivel de participación del evento. La fiabilidad de la asistencia ininterrumpida infundió confianza tanto a los organizadores como a los asistentes, al saber que la ayuda siempre estaba disponible cuando se necesitaba.
Los informes proporcionaron datos sobre el número de asistentes, la participación en las sesiones y el compromiso, ayudando a identificar tendencias y áreas de mejora. Las encuestas posteriores al evento ofrecieron información directa de los asistentes sobre su experiencia y satisfacción. En conjunto, proporcionaron una visión en profundidad del éxito del evento y de las áreas de mejora, permitiendo una mejor planificación y ejecución de futuros eventos.
Las soluciones implementadas para acoger el PTD Technology Forum garantizaron colectivamente una experiencia virtual atractiva tanto para los organizadores como para los asistentes. El enfoque de CWT Meetings & Events en ofrecer una gran experiencia al usuario también sentó las bases para promover futuros eventos a gran escala.
Los próximos pasos consistirán en utilizar los resultados de los informes y las encuestas para mejorar los actos futuros. El objetivo es perfeccionar los programas para que se ajusten mejor a los intereses de los asistentes y mejorar la logística para un funcionamiento más fluido. Tener en cuenta las opiniones de los asistentes contribuirá a mejorar la experiencia general y a crear actos más atractivos y fructíferos en el futuro.
La experiencia general con InEvent para este gran evento fue muy buena. La plataforma y la asistencia prestada fueron exactamente lo que el evento exigía y contribuyeron a crear un evento muy atractivo. Jacobo Ruiz - Especialista global en eventos virtuales e híbridos y jefe de proyecto de eventos
